Sous-fonds II - Dossiers enregistrés dans le système Agenda (en usage entre 1843 et 1940 environ)

Ce sous-fonds couvre la période d’usage du système d'enregistrement basé sur la correspondance dit "système Agenda", mis en place dès février 1843 par Victor Stiénon, nommé Secrétaire par le ministre de l'Intérieur après le rachat du musée par l'Etat belge.
Ce système était d'usage courant tout au long du 19e siècle dans les administrations d'Etat. Le principe en est le suivant: la première pièce de chaque affaire est inscrite à l'agenda selon la date de sa réception (s'il s'agit de correspondance entrante), ou de son envoi (s'il s'agit de correspondance sortante); le numéro ainsi attribué devient le numéro de dossier pour toutes les pièces suivantes concernant la même affaire.
Le système a cependant connu plusieurs évolutions dans son utilisation, en particulier le classement sous un même numéro, à partir du début du 20e siècle, de dossiers d'affaires distinctes mais concernant un même sujet (ex: Personnel), ou de séries (ex: correspondance sans suite de l'année). Nous renvoyons à ce sujet à la bibliographie citée.
Notons aussi que le sous-fonds dit "système Agenda" ne reprend, par définition, que les documents du musée qui font l'objet d'une correspondance officielle - ce qui était le cas pour la grande majorité des documents jusqu'au tournant du 20e siècle, étant donné la dépendance des musées envers l'autorité de tutelle. Ensuite, progressivement, seuls restent enregistrés à l'Agenda les documents "scientifiques", témoignant de fonctions externes du musée (propositions d'acquisition, demandes de renseignements, prêt d’œuvres, expositions, correspondance sans suite, mais aussi nomination de personnel, correspondance avec les autorités et différents ministères...); les documents témoignant du fonctionnement interne du musée sont progressivement gérés indépendamment sans être enregistrés au système Agenda, où l'on cessa de créer de nouvelles entrées en 1947.