Het is nuttig om bepaalde informatie in gedachten te houden voor een efficiënte zoekactie in de online archiefdatabank.
Invloed van de structuur en de mate van inventarisatie van de archiefbestanden
Elk archiefbestand is min of meer gedetailleerd geïnventariseerd (op dossierniveau of enkel op bestandniveau, indexering per persoon of inventarisnummer van de kunstwerken ...). Hiermee dient rekening te worden gehouden bij de zoekopdracht die, afhankelijk van het archiefbestand, meer of minder gedetailleerd kan worden uitgevoerd.
In sommige gevallen, bijvoorbeeld voor de registers van de notulen, bestaan er speciale toegangspunten (vb.: een zoekopdracht op de vergaderdatum).
De elementen die nuttig zijn voor het bepalen van de zoekstrategie worden gespecificeerd voor elk archiefbestand, in de zone zoekinstrumenten.
Eenvoudig zoeken en Booleaanse operatoren
Bovenaan elk databankscherm is een zoekbalk beschikbaar. Dit is een dynamische zoekfunctie die afhankelijk is van de inhoud van de database en uw navigatie:
- trefwoorden die overeenkomen met de in het zoekveld ingevoerde waarde, worden voorgesteld terwijl u typt (automatische aanvulling – vanaf 3 karakters)
- de zoekopdracht is standaard beperkt tot het archiefbestand waarvan u de pagina zojuist heeft bekeken.
Voor elk archiefbestand is er ook een snelzoektab beschikbaar naast de boomstructuur van het geraadpleegde bestand (links op het scherm).
Standaard worden de in het zoekveld ingevoerde trefwoorden geïnterpreteerd als verbonden door een OF: Antoine Wiertz wordt geïnterpreteerd als Antoine OF Wiertz.
Als u een uitdrukking zoekt, zet dan uw zoektermen tussen aanhalingstekens: "Antoine Wiertz".
U kunt ook de operatoren AND (« en ») en NOT (« uitgezonderd ») gebruiken: Wiertz AND heks, Bruegel NOT Icarus.
U kunt ook het sterretje * gebruiken om één of meerdere karakters te vervangen: Br*ghel.
Let op voor speciale tekens: de zoekmachine reageert niet goed op speciale tekens zoals /; die moet men vervangen of opnemen in een uitdrukking tussen aanhalingstekens.
Geavanceerd zoeken
- voor archiefbestandnummers: de /, A en B, bis etc. zijn in de database vervangen door een underscore _ en een doorlopende nummering. Vb. de dossiers 9/A en 9/B worden 0009_1, 0009_2. Het is bijgevolg aangeraden om het sterretje te gebruiken als u over een dossiernummer beschikt, bijvoorbeeld 0009, en de zoekopdracht te beperken tot een specifiek archiefbestand waarvan u de nomenclatuur kent.
- voor inventarisnummers van werken: gebruik de index « Keywords – Subject ». Vb. 4030 in het veld « Keywords – Subject » geeft de dossiers met betrekking tot « De val van Icarus » van Pieter I Bruegel weer. Om het inventarisnummer van een werk te vinden, gebruikt u Fabritius, de database van de KMSKB-collecties. De inventarisnummers van de werken behouden de vorm die ze hebben in Fabritius (echter zonder spaties). Vb. : 5039/A, 5039B, 10000/163 (en niet 5039 / A).
- De indexen « Sleutelwoorden – Naam », «Sleutelwoorden – Plaats» en « Sleutelwoorden – Genre » worden momenteel niet gebruikt.
Klembord
Met het klembord kunt u archiefbeschrijvingen (van archiefstukken, verzamelingen of items), authority records (namen van personen of instellingen) of beschrijvingen van archiefdiensten tijdens uw sessie opslaan. U kunt ze dan exporteren (in csv of xml).
- Om een beschrijving toe te voegen of te verwijderen van het klembord, klikt u op het “paperclip”-pictogram, rechts van de gewenste beschrijving.
- Om uw selectie te bekijken en te bewerken, klikt u op het 'paperclip'-pictogram in het menu rechtsboven ('klembord') en vervolgens op 'Ga naar klembord'.
- Om uw selectie te exporteren, klikt u op het 'paperclip'-pictogram in het menu rechts bovenaan, selecteert u de sorteermodus en het type entiteit in de keuzemogelijkheden rechts bovenaan de pagina en klikt u vervolgens op de knop "exporteren".
Sinds versie 2.6 van het platform kunt u uw klembord tijdelijk opslaan als u nog niet klaar bent met uw onderzoek. Klik hiervoor op "Bewaar klembord" in het "paperclip" menu of op het klembord. Een bericht zal u een ID-nummer geven (b.v. 2340566). U kunt dan, zelfs als u uw browser sluit, uw klembord gedurende 24 uur opvragen door in het menu "paperclip" te klikken op "klembord laden" en het eerder opgegeven ID-nummer in te voeren. Het is echter aan te bevelen de klembordbeschrijvingen onmiddellijk te exporteren als u ze wilt bewaren.
Meer weten
Meer informatie over opzoeken in AtoM: eenvoudig zoeken | geavanceerd zoeken | klembord.