L'obligation de tenue d'un inventaire général des œuvres est précisée dans l'Arrêté royal du 31 mars 1846 portant organisation du Musée royal de peinture et de sculpture de Belgique, et repris dans l’Arrêté royal du 2 août 2002 apportant diverses modifications aux dispositions organiques relatives à certains établissements scientifiques de l’État relevant du ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions, art. 3 : « Les missions des Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique consistent en […] - la tenue d'un inventaire général dans lequel chaque objet d'art est inscrit avec la mention de la date de son acquisition, de sa provenance et de son prix d'achat. Le numéro d'inventaire est définitif; […] ».
En pratique, cet inventaire se tient depuis 1846 sous forme papier, avec une numérotation d’inventaire continue.
Pour les œuvres entrées au musée avant 1846, les numéros d’inventaire correspondent aux numéros du Catalogue de 1846. Vient d’abord la peinture, les œuvres étant classées alphabétiquement sur les noms d’auteurs par école (flamande, hollandaise et allemande, italienne et espagnole, française, auteurs inconnus) (numéros 1-328) – suivent les « Tableaux anciens » (« tableaux produits avant 1410 et jusqu’à Otto Venius ») attribués (numéros 329-359), puis « dont les noms des auteurs sont inconnus » (numéros 360-419) et finalement les « Tableaux couronnés » aux expositions des Beaux-Arts de Bruxelles (numéros 420-437). Vient ensuite la sculpture (numéros 438-562). Suivent deux suppléments (1. Peinture – numéros 563-576 ; sculpture – numéros 577-580. 2. Peinture – numéros 581-596 ; sculpture – numéros 597-600).
La date d’acquisition n’est complétée systématiquement qu’à partir du numéro 563, soit à partir du premier supplément du catalogue de 1846, qui reprend les acquisitions à partir de 1844.
Les œuvres entrées au musée après 1846 sont inscrites par ordre d’inventaire, correspondant d’assez près à la chronologie des acquisitions. Certains ensembles entrés en une fois dans les collections, tels par exemple la donation de Grez en 1913 (inv. 4060), ou les œuvres du musée Meunier en 1936 (inv. 10000), ont été inscrits sous un numéro d'inventaire unique, avec une numérotation composée (ex: 10000 / 1) pour identifier les œuvres. Cette manière de faire n'a pas été systématique, les pièces d'autres donations importantes (ex. della Faille de Leverghem en 1942) ont été inscrites sous des numéros d'inventaire consécutifs.
Les données inscrites à l’inventaire ont légèrement évolué au cours du temps, mais comprennent toujours : le numéro d'inventaire, le nom de l'auteur, le titre de l'œuvre, sa nature ou son matériau, ses dimensions, la date d'acquisition, le type d'acquisition et le nom du dernier propriétaire avant acquisition par l’Etat ou le Musée, ainsi que, le cas échéant, le prix d’achat.
Des numéros de catalogue ou la mention de la collection (A[ncient]/M[oderne]) y ont été également fréquemment apposées dans les colonnes suivant le numéro d'inventaire. On y trouve aussi, régulièrement, près de la provenance, la référence à la lettre ministérielle approuvant/confirmant l'acquisition. La dernière colonne reprend des annotations de nature variée et de diverses mains et époques; souvent la référence au dossier d'acquisition conservé aux archives, la localisation ou mention d'une mise en dépôt extérieur ou, le cas échéant, la présence d'une date et/ou signature. Certaines mentions peuvent avoir été corrigées ultérieurement (ex: attribution, dimensions).
L'intitulé "Estimation des experts en 1841" présent dans le premier volume fait référence à l'estimation de la valeur des œuvres (estimation contradictoire) réalisée dans le cadre de la préparation de la vente du Musée royal de Tableaux à l'Etat belge par la Ville de Bruxelles (convention du 31 décembre 1842 approuvée par AR du 6 janvier 1843).
