La participation belge à l’exposition est organisée par le gouvernement (cf. papier à en-tête), avec semble-t-il Lambotte (Directeur au ministère) comme figure active. Prêts demandés et consentis : Portrait de la princesse Clémentine par Emile Wauters (inv. 3952), Le bourrelier par Jan Stobbaerts (inv. 3894) et deux des tapisseries de la série Romulus et Rémus appartenant au Musée (inv. xxx). Un groupe en plâtre du sculpteur D’haveloose, lauréat du concours Godecharle, est lui aussi envoyé à Rome. Le dossier contient une lettre du baron H. Kervyn de Lettenhove appuyant auprès du ministre le prêt à Rome de ces deux tapisseries. Lambotte est à Rome en mars 1910 et il a vu Pica : « Nous avons beaucoup parlé de vous. Je crois que l’avenir vous réserve d’agréables perspectives… » écrit-il à FG. Mirimai, lui aussi à Rome, n’a trouvé à son arrivée à l’exposition que la charpente du pavillon belge.

Le dossier contient deux imprimés dont le règlement général de l’Exposition.