Sous-fonds II - Dossiers enregistrés dans le système Agenda (en usage entre 1843 et 1940 environ)

Zone d'identification

Cote

BE A4004 FM-II

Titre

Dossiers enregistrés dans le système Agenda (en usage entre 1843 et 1940 environ)

Date(s)

  • 1811-1965 (principalement 1843-1939) (Production)

Niveau de description

Sous-fonds

Étendue matérielle et support

6180 numéros, soit plus de 14.000 dossiers, soit circa 66 mètres linéaires

Zone du contexte

Nom du producteur

(1801-)

Histoire administrative

Pour un aperçu de l'histoire des Musées royaux, on consultera utilement la page https://www.fine-arts-museum.be/fr/l-institution/historique. Pour une histoire approfondie des musées, se reporter à la bibliographie.

Histoire archivistique

Ce sous-fonds couvre la période d’usage du système d'enregistrement basé sur la correspondance dit "système Agenda", mis en place dès février 1843 par Victor Stiénon, nommé Secrétaire par le ministre de l'Intérieur après le rachat du musée par l'Etat belge.
Ce système était d'usage courant tout au long du 19e siècle dans les administrations d'Etat. Le principe en est le suivant: la première pièce de chaque affaire est inscrite à l'agenda selon la date de sa réception (s'il s'agit de correspondance entrante), ou de son envoi (s'il s'agit de correspondance sortante); le numéro ainsi attribué devient le numéro de dossier pour toutes les pièces suivantes concernant la même affaire.
Le système a cependant connu plusieurs évolutions dans son utilisation, en particulier le classement sous un même numéro, à partir du début du 20e siècle, de dossiers d'affaires distinctes mais concernant un même sujet (ex: Personnel), ou de séries (ex: correspondance sans suite de l'année). Nous renvoyons à ce sujet à la bibliographie citée.
Notons aussi que le sous-fonds dit "système Agenda" ne reprend, par définition, que les documents du musée qui font l'objet d'une correspondance officielle - ce qui était le cas pour la grande majorité des documents jusqu'au tournant du 20e siècle, étant donné la dépendance des musées envers l'autorité de tutelle. Ensuite, progressivement, seuls restent enregistrés à l'Agenda les documents "scientifiques", témoignant de fonctions externes du musée (propositions d'acquisition, demandes de renseignements, prêt d’œuvres, expositions, correspondance sans suite, mais aussi nomination de personnel, correspondance avec les autorités et différents ministères...); les documents témoignant du fonctionnement interne du musée sont progressivement gérés indépendamment sans être enregistrés au système Agenda, où l'on cessa de créer de nouvelles entrées en 1947.

Source immédiate d'acquisition ou de transfert

Zone du contenu et de la structure

Portée et contenu

Le sous-fonds se compose des archives produites à partir de la cession du Musée à l’État et enregistrées dans le système dit "agenda", basé sur l'enregistrement du courrier (entrant et sortant) dans de grands registres dits "agenda" (systématiquement jusque vers la fin des années 30, sporadiquement ensuite jusque dans les années 40 voire plus tard pour quelques cas). Il s'agit ici de la première organisation systématique des documents produits et reçus par le musée.
Ces documents, associés aux registres des réunions (fonds FM REG RPV), présentent naturellement un grand intérêt pour l'histoire muséale, puisqu'on y retrouve tous les aspects de gestion interne (personnel, budget... - enregistrés en tous cas jusqu'au début du 20e siècle), mais surtout les activités externes des musées: politique d'acquisition (les archives contiennent nombre de propositions, suivies ou non d'une acquisition réelle), gestion et inventaire des collections, aménagement et acquisition de bâtiments, relations avec le public...
L'ensemble est très riche également pour l'histoire des œuvres, ainsi que pour l'histoire de la vie artistique et culturelle de l'époque, et les rapports entre le musée et l’État.
La majorité des dossiers concernent des œuvres (appartenant ou non au musée), mais il faut tenir compte du fait que certains dossiers concernant une même thématique sont regroupés sous un seul numéro (correspondance sans suite de l'année pour les années 1899 à 1940, octroi de salles vacantes ou non à fin d’organisation d’exposition ou manifestations diverses pour les années 1834-1870, 1901-1923, 1936-1948).

Évaluation, élimination et calendrier de conservation

Il n’a été procédé à aucune élimination.

Accroissements

Fonds clos.

Mode de classement

Voir Histoire archivistique; le sous-fonds est organisé selon la numérotation du système d'enregistrement dit "agenda".

Zone des conditions d'accès et d'utilisation

Conditions d’accès

Un peu moins de 70% du sous-fonds est numérisé et accessible via le présent portail.
Accès libre aux dossiers non numérisés - ou numérisés si la demande le justifie, sur rendez-vous : https://www.fine-arts-museum.be/fr/la-recherche/archives

Pour citer les documents: « Archives des Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique, FM II, [numéro du dossier ou référence de la pièce] » ou, en abrégé « AMRBAB, FM II, [numéro du dossier ou référence de la pièce] ».

Conditions de reproduction

Voir le Règlement d’ordre intérieur.
Dans certains cas, une reproduction par l'utilisateur peut être autorisée, et des photocopies ou scans peuvent être commandés.
Des reproductions de qualité d'impression peuvent être obtenues auprès du service photographique (https://www.fine-arts-museum.be/fr/la-recherche/musee-numerique/service-photographique) qui fixe les tarifs et exige un ou plusieurs exemplaires gratuits de la publication pour le Musée.
Attention: pour publier une reproduction, sous quelque forme que ce soit, une autorisation écrite du Directeur général des Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique est requise.

Langue des documents

  • français

Écriture des documents

  • latin

Notes sur la langue et l'écriture

Majoritairement langue française (quelques pièces en allemand, anglais, espagnol, italien, néerlandais, très exceptionnellement en polonais ou tchèque).

Caractéristiques matérielle et contraintes techniques

Instruments de recherche

1) base de données online (AtoM)
L'inventaire n'est pas hiérarchisé mais constitue une suite de dossiers numérotés, organisés par ordre d'entrée des pièces, non par thématique.
L'approche recommandée est de faire une recherche par mots-clefs (sujet: ex: "personnel", "exposition", nom: ex: "Wiertz", "Navez", et/ ou titre d'oeuvre) dans les intitulés et les description de contenu; l'inventaire en ligne n'a pas été, en effet, systématiquement indexé par sujet, personne ou nom de lieu.
Un point d'accès par numéro d'inventaire des œuvres d'art appartenant aux collections des Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique est également proposé (via le champ "Mots-clefs - Sujet": voir la page Aide à la recherche pour les détails.
Attention cependant, cet index n'est pas exhaustif: il n'a pas toujours été possible, par manque d'information, d'associer un numéro d'inventaire aux œuvres mentionnées dans les dossiers. Une œuvre peut par exemple avoir été proposée au musée sous un titre et/ou une attribution différents des données actuelles.
2) un fichier papier d'index par œuvre (acquises ou refusées, par nom d'artiste) et par mot-clef est consultable au service des archives.

Zone des sources complémentaires

Existence et lieu de conservation des originaux

Existence et lieu de conservation des copies

Unités de description associées

Le fonds FM REG conserve les registres associés: les registres des procès-verbaux des réunions (fonds FM REG RPV) et les registres agenda.

Zone des notes

Identifiant(s) alternatif(s)

Mots-clés

Mots-clés - Sujets

Mots-clés - Lieux

Mots-clés - Noms

Mots-clés - Genre

Zone du contrôle de la description

Identifiant de la description

Identifiant du service d'archives

Règles et/ou conventions utilisées

Statut

Final

Niveau de détail

Complet

Dates de production, de révision, de suppression

La description et le conditionnement de ce sous-fonds ont été réalisés par Michèle Van Kalck. L’inventoriage s'est déroulé de 2004 à 2016.

Langue(s)

Écriture(s)

Sources

Pour le système d'enregistrement des documents utilisé au musée entre 1841 et les années 1940:
Van Kalck Michèle, Les archives des Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique: approche générale et premiers éléments de réflexion quant à la spécificité d’archives de musée (mémoire non publié), Gespecialiseerde Studies Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer, VUB, 1994-1995, pp. 31-32 et 59-70 ;
Michèle Van Kalck (dir.), Les Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique : deux siècles d'histoire, Bruxelles, Editions Racine, 2003, vol. 2, p. 632.

Zone des entrées

Sujets associés

Personnes et organismes associés

Genres associés

Lieux associés